2.2.2 使用数据有效性设置数据范围

在默认情况下，用户可以在单元格中输入任何数据。在实际工作中，经常需要给一些单元格或单元格区域定义有效数据范围，例如部门销售计划的预计销售额度必须为大于0的数据，假设预计销售数据范围为10000以上的整数，则可以使用数据有效性来设置。

01选择单元格区域。选择需要设置数据有效性范围的单元格区域，如选择B3：G9单元格区域，如图2-22所示。

02单击“数据有效性”选项。❶切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中“数据有效性”右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“数据有效性”选项，如图2-23所示。

图2-22 选择单元格区域

图2-23 单击“数据有效性”选项

03设置有效性条件。弹出“数据有效性”对话框，❶单击“设置”选项卡“允许”右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“整数”选项，如图2-24所示。

04设置数据选项及值。❶在“数据”下拉列表中选择“大于或等于”选项，❷然后在“最小值”文本框中输入“10000”，如图2-25所示。

图2-24 设置有效性条件

图2-25 设置数值选项及值大小

05设置输入信息。切换至“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入需要提示的信息文本，如图2-26所示。

06设置出错警告。切换至“出错警告”选项卡，❶在“样式”下拉列表中选择“停止”选项，❷在“标题”和“错误信息”文本框中输入提示文本，如图2-27所示，❸单击“确定”按钮。

图2-26 设置输入信息

图2-27 设置出错警告

07显示提示文本。此时，选中包括数据有效性的单元格时，会自动显示输入信息提示，如图2-28所示。

08错误警告提示信息。在B3单元格中输入预计销售数据，如8000，按【Enter】键，将会弹出“输入错误”对话框，显示出错警告文本，如图2-29所示。若要放弃数据输入，请单击“取消”按钮，若要重新输入，则单击“重试”按钮即可。

图2-28 显示提示文本

图2-29 错误警告提示信息

09快速输入预计销售数据。在选定的设置整数有效性范围的单元格中输入大于或等于10000的整数，就不会出现错误警告提示信息，输入预计销售数据后的效果，如图2-30所示。

图2-30 快速输入预计销售数据

教您一招：

使用“圈释无效数据”快速查找无效数据

如果在设置数据有效性之前，已经输入了数据，则可以使用“圈释无效数据”功能，快速找出表格中的无效数据。

假设已在表格中输入数据，并设置数据有效性为大于50的整数，想要快速查找出无效数据，请切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”右侧的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“圈释无效数据”选项，如图3-31所示，即可在数据表格中以红色椭圆形状将无效数据圈释出来，如图3-32所示。当用户不再需要显示无效数据时，❶可再次单击“数据有效性”右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“清除无效数据标识圈”选项即可。

图2-31 单击“圈释无效数据”选项

图2-32 显示圈释出的无效数据

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