2.8　以文本文件数据直接创建数据透视表

文本文件是一种最简单、使用最方便的数据文件。任何数据都可以保存到文本文件中，而不需要像专门数据库那样对数据有许多规定。本节主要介绍如何以文本文件数据制作数据透视表。

在文本文件中，各个数据之间可以用任意的符号分隔。当各个数据用逗号分隔时，这样的文本文件又称为CSV型文本文件。当文本文件的第一行有列标题，并且各个数据之间用逗号分隔时，这样的文本文件就可以被当作数据库进行处理，当然也可以利用文本文件数据制作数据透视表，使用的工具仍然是Query。

案例2-9

如图2-83所示为名称为“销售记录.txt”的文本文件记录数据，在该文件数据中，第一行为标题文字，各列之间用逗号分隔。现在我们以这个文本文件数据为基础，制作一个数据透视表。具体方法和步骤如下。

01　新建一个空白Excel工作簿。

02　单击“数据”选项卡里的“自其他来源”下拉命令列表里的“来自Microsoft Query”命令（参见图2-48）

03　打开“选择数据源”对话框，从“数据库”选项卡的列表中选择“<新数据源>”，单击“确定”按钮，打开“创建新数据源”对话框。

在“创建新数据源”对话框中，在第1项“请输入数据源名称”文本框中输入要创建的数据源名称（比如输入“Text Datebase”），然后在出现的第2项“为您要访问的数据库类型选定一个驱动程序”的下拉列表框中选择“Microsoft Text Driver（*.txt；*.csv）”选项，如图2-84所示。

图2-83　文本文件数据

图2-84　输入数据源名称，并选择驱动程序

04　单击“连接”按钮，打开“ODBC Text安装”对话框，如图2-85所示。如果该文本文件保存在当前工作簿所在的文件夹，就选择“使用当前目录”复选框。如果该文本文件保存在当前其他文件夹中，则取消选择“使用当前目录”复选框，然后单击“选择目录”按钮，打开“选择目录”对话框，并选择该文本文件所在的文件夹，如图2-86所示，然后单击“确定”按钮，返回到“ODBC Text安装”对话框。

05　单击“ODBC Text安装”对话框中的“确定”按钮，此时在对话框中的“连接”按钮的右边显示有关的信息，如图2-87所示。然后在“为数据源选定默认表（可选）”下拉列表中选择该文本文件，如图2-88所示。

图2-85　“ODBC Text安装”对话框

图2-86　选择文本文件所在的文件夹

图2-87　建立文本文件的驱动程序连接

图2-88　选择要制作数据透视表的文本文件

06　单击“确定”按钮，返回到“选择数据源”对话框，可以看到已经创建了一个名称为“Text Datebase”的数据源，如图2-89所示。

07　单击“确定”按钮，打开“查询向导-选择列”对话框，如图2-90所示。

图2-89　建立的名称为“Text Datebase”的新数据源

图2-90　“查询向导-选择列”对话框

08　在“可用的表和列”列表中选择该文本文件，将其所有字段作为查询字段移到右边的列表中，如图2-91所示。

09　单击“下一步”按钮，打开“查询向导-筛选数据”对话框，保持项目默认，如图2-92所示。

10　单击“下一步”按钮，打开“查询向导-排序顺序”对话框，保持默认，如图2-93所示。再单击“下一步”按钮，打开“查询向导-完成”对话框，保持默认，如图2-94所示。

图2-91　选择文本文件的所有字段作为查询结果中的列

图2-92　“查询向导-筛选数据”对话框：默认

图2-93　“查询向导-排序顺序”对话框：默认

图2-94　查询完成

11　单击“完成”按钮，打开“导入数据”对话框，如图2-95所示，选择“数据透视表”和“现有工作表”选项按钮。

12　单击“确定”按钮，即得到以文本文件数据制作的数据透视表，然后进行布局，得到需要的报表，如图2-96所示。

图2-95　“导入数据”对话框

图2-96　需要的数据透视表

需要注意的是，文本文件各列数据必须用英文逗号隔开，否则得到的数据透视表仅有一列数据（也就是文本文件中各列数据连接起来的一列数据）。

通过上述步骤可知，在利用CSV型文本文件的数据为基础制作数据透视表时，我们也可以只取文本文件的部分数据制作数据透视表，只要在“查询向导-选择列”对话框中选择某几个字段，或者在“查询向导-筛选数据”对话框中对字段进行筛选就可以了。

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